Het is een harde deadline: na 1 februari 2014 mogen banken geen ‘oude’ betalingen en incasso’s meer voor hun klanten verwerken. Dit is het gevolg van de Single European Payment Area (kortweg SEPA). Eén Europese standaard voor betalingsverkeer. Dat betekent wel dat we langzaam afscheid moeten gaan nemen van de huidige Nederlandse betaalproducten.
Uit de gesprekken die ik over dit onderwerp met tientallen zakelijke klanten heb gevoerd, blijkt dat veel bedrijven de tijd onderschatten die het ‘SEPA-proof’ worden vergt. SEPA is namelijk méér dan alleen maar over op een International Bank Account Number (IBAN) van achttien posities. Een overzicht van een aantal misvattingen die ik in de praktijk ben tegengekomen.
Misvatting 1: ‘Dat lost mijn bank wel op.’
Banken zetten inderdaad bepaalde standaardzaken om voor klanten, zoals het IBAN in de adresboeken van Internetbankieren. Maar bedrijven die betaal- of incassobestanden inlezen uit een boekhoudpakket of rekeninginformatie downloaden, moeten echt zelf in actie komen. De huidige standaard (CLIEOP03) wordt vervangen door het PAIN formaat. Kan uw softwarepakket daar al mee overweg?
Misvatting 2: ‘Dan lost mijn softwareleverancier het wel op.’
De SEPA-migratie is geen zuiver technische issue, zoals het oplossen van de ‘millenniumbug’. Bedrijven onderschatten wat er moet gebeuren naast het aanpassen van software. Zoals het omzetten van rekeningnummers van crediteuren en personeel naar IBAN. Of het aanpassen van incassoprocessen, omdat de nieuwe Euro-incasso anders werkt dan de huidige incasso. Ook rekeninginformatie kan door SEPA opeens niet meer aansluiten op uw financiële pakket.
Misvatting 3: ‘Eind 2013 starten met de migratie is vroeg genoeg.’
Bedrijven die aan de slag zijn gegaan met SEPA, erkennen dat de migratie meer werk omvat dan aanvankelijk gedacht. Grotere bedrijven met complexer betalingsverkeer hebben gemiddeld een jaar nodig om van impactanalyse naar volledige migratie te komen. Bedrijven die gebruik maken van incasso’s moeten de meeste tijd investeren. U kunt er daarnaast vanuit gaan dat de wachttijd bij uw softwareleverancier richting eind 2013 lang zal worden.
Misvatting 4: ‘Er gaat toch helemaal niets mis als we niet op tijd klaar zijn.’
Europese wetgeving verbiedt banken om na 1 februari 2014 nog ‘oude’ betalingen en incasso’s te verwerken voor klanten. Hoe gaat een organisatie die nog niet kan werken met de Euro-incasso innen bij zijn debiteuren? Honderden incasso’s handmatig invoeren in internetbankieren?
Of een factuur sturen? Dit heeft een aanzienlijke impact op de werkdruk en het organisatorisch vermogen van een bedrijf.
En dan de impact van SEPA op uw bedrijf… Heeft u al met uw bank gesproken? Heeft u al geïnventariseerd welke hobbels uw organisatie moet nemen? Neem gerust een kijkje opwww.rabosepacheck.nl om snel in kaart
te brengen wat u nog te doen staat komend jaar.
Mijn advies is dan ook: “Start op tijd;
1 februari 2014 is dichterbij dan u denkt!”
