Op 7 maart 2013 maakte Staatssecretaris Weekers van Financiën in een brief aan de Tweede Kamer bekend dat de verplichte invoering van de werkkostenregeling uitgesteld is tot 1 januari 2015. Deze periode wordt aangewend om de werkkostenregeling te vereenvoudigen. De mogelijkheden worden op dit moment verkend. Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling dus verplicht.
Als werkgever mag u uw medewerkers een kerstpakket, een laptop of een mobiele telefoon, een representatievergoeding of bedrijfsfitness fiscaal vriendelijk verstrekken. De oude regelingen houden op te bestaan. Daarvoor in de plaats komt de werkkostenregeling. Een regeling die u nu al kunt toepassen. Door de werkkostenregeling kunt u een maximaal percentage van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw medewerkers. Met de invoering van de wet uniformering loonbegrip is dit percentage met ingang van 1 januari 2013 1,5% geworden. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Onder de werkkostenregeling vormt alles wat een werkgever aan de medewerker vergoedt of verstrekt in beginsel loon. U kunt er voor kiezen om vergoedingen en verstrekkingen aan te merken als eindheffingsloon en onder te brengen in de vrije ruimte. Intermediaire kosten, kosten die gericht zijn vrijgesteld en bijzondere verstrekkingen (zoals een fruitmand) vallen niet onder de vrije ruimte. Alle andere vergoedingen en verstrekkingen is zijn dus wel loon. Sommige zaken hiervan worden altijd belast, zoals boetes, een woning en het privé gebruik van de auto van de zaak. Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast voor zover ze gezamenlijk het forfaitaire bedrag van 1,5% van de totale loonsom van de werkgever niet overschrijden. Daarboven is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd. Werkgever en medewerker kunnen er ook voor kiezen om de normale loonheffing hierover af te dragen. U kunt dit op het moment van uitbetaling bepalen.
Afhankelijk van de hoogte van de loonsom van de medewerker kan het voordeliger zijn om de beloning bij de medewerker te belasten, omdat mogelijk voor hem een lager tarief van toepassing is. Voor sommige vergoedingen en verstrekkingen die binnen het forfait van 1,5% vallen, geldt dat zij niet op de werkelijke waarde maar op een lagere waarde of soms zelfs op nihil worden gewaardeerd. Zo geldt een lagere waardering voor maaltijden in een bedrijfskantine en is de nihilwaardering van toepassing voor de verstrekking van een mobiele telefoon die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Onder intermediaire kosten worden kosten verstaan die de medewerker namens de werkgever maakt. Dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn die de medewerker maakt voor relaties (representatiekosten) en de kosten van de auto van de zaak. De vergoeding die de werkgever daarvoor geeft is wel belastingvrij maar de Belastingdienst keurt niet altijd goed dat daarvoor ook een vaste maandelijkse vergoeding voor wordt gegeven.
Een aantal kosten is vrijgesteld en kan wel via een vaste vergoeding worden vergoed. Dit kunnen bijvoorbeeld de verblijfkosten van een medewerker (koffie en thee onderweg, zakelijke maaltijden, hotelovernachtingen), studiekosten en vakliteratuur zijn. Het is dus belangrijk dat u een eventuele vaste kostenvergoeding aan uw medewerkers goed onderbouwt en deze onderbouwing bij de loonadministratie bewaart. De werkkostenregeling biedt mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die onder de overgangsregeling (de oude regeling) niet mogelijk zijn. Afhankelijk van uw arbeidsvoorwaarden en wensen kan de werkkostenregeling derhalve een prettig alternatief zijn!
Marco van der Laan,
AA CB RV
Accountant
Belastingadviseur
Register Valuator
VANDERLAANGROEP
Assendelft Oranjeboomkade 1,
Postbus 1, 1566 ZG T 072 540 80 10
Noord-Scharwoude Kokkel 20
Postbus 64, 1723 ZH 0226 31 33 76
Purmerend Wormerplein 111
Postbus 11, 1440 AA 0229 42 14 02
Zaandam Ronde Tocht 3
Posbus 346, 1500 EH 075 635 36 31
